Politique de confidentialité

ANNEXE I. CHARTE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Article I. Préambule

La société EXHIBITION CONSULTANT INTERNATIONAL a pour activité la fourniture de matériel de rafraichissement pour les professionnels qui souhaitent organiser des événements tels que des salons. Elle sera désignée ci-après la « Société »

La Société propose la location, via son site internet disponible à l’adresse www.essence-services.com (ci-après désigné le « Site »), de packs complets ou personnalisés, de Matériels de qualité dont elle est propriétaire ainsi que la vente de Produits.
La Société est l’éditeur du présent site internet permettant à ses Utilisateurs de prendre connaissance des Services qu’elle y propose, de choisir le Matériel que l’Utilisateur souhaite réserver lors de la transmission du Bon de commande.
Ces différents Services sont disponibles sur Site ou à toute autre adresse qui viendrait s’y ajouter ou s’y substituer.
La présente charte relative à la protection des données à caractère personnel (ci-après désignée la « Charte ») a pour objet de définir les conditions et modalités de collectes, d’utilisation et de partage des données à caractère personnel (désignées ci-après les « Données » pour les besoins spécifiques de la présente Charte) que la Société est amenée à collecter dans le cadre de l’exécution des Services qu’elle fournit aux utilisateurs de son Site (ci-après désigné l’« Utilisateur »).

Article II. Définitions

Chacun des termes contractuels définis au sein des CGUV sont réputés avoir la même signification dans le cadre des présentes, sauf contradiction avec les définitions ci-après répertoriées qui prélaveront.

La Charte désigne les conditions et modalités de collectes, d’utilisation et de partage des Données que la Société est amenée à collecter dans le cadre de l’exécution des Services qu’elle fournit.
Les Données désignent toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique au sens du règlement n°2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel entré en vigueur le 25 mai 2018 (ci-après désigné le « RGPD »).
Le Traitement de données à caractère personnel désigne toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction, …) au sens du RGPD.

Article III. Domaine d’application

La Société se réserve le droit de modifier la présente Charte en tant que de besoin, selon l’évolution des Services proposés ou l’évolution de la législation, à sa seule discrétion. La politique de gestion des Données par la Société est toujours soumise à la version la plus récente de la Charte. L’Utilisateur est invité à consulter cette Charte aussi souvent que nécessaire.

En tout état de cause, toute modification importante fera l’objet d’une notification adressée à l’Utilisateur par courriel ou par tout autre moyen 30 (trente) jours au moins avant leur application effective afin de recueillir son accord.

Article IV. Collecte des Données des Utilisateurs

IV.1 Informations collectées

Ces informations contiennent notamment les Données de l’Utilisateur récoltés lors de son accès aux Services, telles que :
Les données nominatives des personnes représentant l’Utilisateur, tels que son représentant légal, ses collaborateurs, salariés ou non, et plus particulièrement :
Le prénom ;
Le nom ;
Le nom de l’entreprise de l’Utilisateur ;
L’adresse électronique de l’Utilisateur ;
Le numéro de téléphone de l’Utilisateur ;
L’adresse postale de l’Utilisateur ;
Les coordonnées bancaires de l’Utilisateur.

Ces données sont obligatoires pour la gestion des Commandes. A défaut de fourniture de ces Données, l’Utilisateur peut se retrouver dans l’impossibilité d’accéder aux Services proposés.

IV.2 Durée de conservation

Les Données collectées et traitées seront conservées pendant toute la durée de réalisation des Services, de façon à ne pas dépasser la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

En tout état de cause, certaines catégories de Données feront l’objet d’un archivage intermédiaire à l’issue de l’exécution des Services ou leur interruption pour quelque raison que ce soit, si ces Données sont nécessaires à la Société pour se prémunir d’une preuve en cas de contentieux. La durée de cet archivage intermédiaire sera de 5 (cinq) ans à compter de la date d’interruption, à l’exception de la preuve de la souscription aux Services ainsi que de la copie du Contrat, lesquels seront conservés pendant une durée de 10 (dix) années à compter de l’exécution de la Prestation, en application de l’article L 213-1 du Code de la consommation ;
Dans l’hypothèse où le Contrat signé entre la Société et l’Utilisateur a été suspendu ou bloqué, les Données seront conservées pour une durée de 5 (cinq) ans à compter de la suspension à l’exception de la preuve de la souscription aux Services ainsi que de la copie du Contrat, lesquels seront conservés pendant une durée de 10 (dix) années à compter de l’exécution du Service, en application de l’article L 213-1 du Code de la consommation.

Article V. Différents traitements réalisés

La Société utilise les Données recueillies auprès des Utilisateurs aux fins de :

L’exécution des Services conclus entre elle et l’Utilisateur ;
Effectuer des demandes de devis ;
Transmettre la confirmation de la Commande ;
Effectuer les Bons de commande ;
La transmission à l’Utilisateur, le cas échéant, des renseignements sur les Services par courriel, SMS ou tout autre moyen de communication, dans les limites de l’autorisation que l’Utilisateur lui aura donné ;
L’amélioration de la qualité des Services tels que la personnalisation de l’offre, l’amélioration de la connaissance de l’Utilisateur à travers des analyses statistiques anonymisées, le cas échéant ;
S’assurer du respect de (i) la législation applicable, (ii) de l’utilisation normale des Services et (iii) de la présente Charte ;
Transmettre à l’Utilisateur, conformément aux dispositions légales applicables et avec son accord lorsque la législation l’exige, des messages marketing, publicitaires et promotionnels, d’invitation à des événements et des informations relatives à l’utilisation des Services ;
Procéder au référencement de l’Utilisateur sur des bases de données ;

Article VI. Destinataires et causes de transmission des Données recueillies

La Société collecte et traite personnellement les Données des Utilisateurs de son Site par l’intermédiaire de son représentant légal et de son équipe, ses collaborateurs, salariés ou prestataires externes, et en tout état de cause liés par une clause de confidentialité et informés des obligations de sécurité liées à la collecte et au traitement des Données.

Dans le cadre de l’utilisation des Services, certaines des informations collectées peuvent être transmises :
Aux équipes de la Société (son représentant légal et ses collaborateurs, salariés, stagiaires occasionnels ou prestataires externes) ;
Sous réserve du consentement de l’Utilisateur, aux prestataires intervenant pour les besoins de la communication marketing ;
Aux applications, certifiées RGPD, dont la Société a besoin pour traiter les actions qu’elle effectue, type services de paiement afin de proposer le règlement à distance de la Commande par carte bancaire, le cas échéant ;
Au service informatique de la Société ;
A notre serveur d’hébergement et de sauvegarde de la Société ;
Lorsque la Société a l’obligation légale de le faire, pour se conformer à toute demande judiciaire ;
Dans l’hypothèse où la Société cèderait son activité par quelque moyen que ce soit, au potentiel cessionnaire de son fonds de commerce ou des actions de son capital social.

Article VII. Transfert des Données

Les Données sont conservées en France, dans les bureaux de la Société, à la disposition du personnel de la Société et peuvent faire l’objet de transferts pour simple conservation, aux prestataires sélectionnés par la Société.
Les prestataires de conservation numérique se sont engagés auprès de la Société à l’en informer préalablement et à se conformer, en tout état de cause, aux dispositions du RGPD de sorte que les garanties de protection minimales de ce règlement soient respectées.

Article VIII. Droit de l’utilisateur sur ses Données

L’Utilisateur dispose du droit d’obtenir une copie des Données le concernant détenues par la Société. Pour ce faire, il lui appartient de (i) soit lui adresser sa demande par un courriel à l’adresse suivante essence.services@orange.fr, le cas échéant, (ii), soit lui adresser sa demande par lettre transmise à l’adresse de la Société telle que stipulée dans le préambule de la présente Charte.

La Société s’efforcera de donner suite à la demande de l’Utilisateur dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.

L’Utilisateur dispose également de la possibilité d’accéder aux Données détenues par la Société afin de lui demander de rectifier, modifier ou effacer toute information incorrecte.

L’Utilisateur dispose du droit à s’opposer ou de limiter les traitements de ses Données.

L’Utilisateur dispose, le cas échéant, du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (la CNIL) ou d’obtenir réparation auprès des tribunaux compétents s’il considère que la Société n’a pas respecté ses droits.

L’Utilisateur dispose également du droit à la portabilité de ses Données, c’est-à-dire au droit de recevoir les Données fournies à la Société dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine et le droit de transmettre ces Données à un autre responsable du traitement.

Enfin, l’Utilisateur (s’il s’agit d’une personne physique), son représentant légal ou tout salarié ou collaborateur pouvant être amené à communiquer avec l’Utilisateur, disposent du droit de définir des directives relatives au sort de ces Données après leur mort.

Article IX. Traduction

La présente Charte a été rédigée en français. Si la présente Charte devait être traduite dans un autre langage, seule la version française ferait foi.